福岡で経理代行を頼む前に確かめたいのは、「経理のどの仕事を、誰に任せ、毎月いつ数字が届くようにするか」です。経理代行と一口に言っても、帳簿の入力だけを任せる記帳代行から、請求書の発行や支払いの準備、給与の計算まで任せる形まで幅があり、税金の申告や相談は税理士にしか頼めません。任せる範囲を決めずに「全部お願いします」と頼むと、費用のわりに数字が遅く、経営に使えないことがあります。
この記事では、公認会計士・税理士の奈須大貴が、記帳代行・経理代行・税理士の顧問の違いを整理し、任せる範囲を決める確認表と、任せた後も会社に残る仕事、試算表を早く出すための分担を解説します。
記帳代行・経理代行・税理士の顧問の違い
経理を外に任せる形は、大きく3つに分かれます。
| 形 | 主に任せる仕事 | 主な依頼先 |
|---|---|---|
| 記帳代行 | 領収書や通帳をもとにした、会計ソフトへの入力 | 税理士事務所、記帳代行の会社 |
| 経理代行 | 記帳に加え、請求書の発行、支払いの準備、経費精算、給与の計算などの日々の経理 | 経理代行の会社、税理士事務所 |
| 税理士の顧問 | 税務の相談、決算と申告、毎月の数字の確認と経営の相談 | 税理士事務所 |
注意したいのは、依頼先によって、法律上できる仕事が違うことです。税金の申告書の作成や、税務の相談に応じることは、税理士の仕事で、税理士でない会社は行えません。また、社会保険や労働保険の手続きを代わりに行うのは、社会保険労務士の仕事です。経理代行の会社に頼む場合は、決算と申告を誰に頼むのか、社会保険の手続きを誰に頼むのかを、あわせて決めておく必要があります。
経理代行の会社の中には、提携する税理士事務所が決算と申告を担当する形をとるところもあります。その場合も、税務の相談に応じるのは税理士なので、誰が自社の数字を見て税金の相談に乗ってくれるのかを、契約の前に確かめておきます。
経理代行の会社と税理士事務所を別々に頼むと、入力した会社と、決算をする事務所が分かれます。取引の中身についての質問が、会社・経理代行の会社・税理士事務所の3者の間を行き来することになり、数字が確定するまでに時間がかかることがあります。
「全部任せる」の前に、今の経理の仕事を書き出す
経理代行を考えるきっかけは、「経理の担当者が辞めた」「社長が夜に入力していて手が回らない」といったことが多いものです。その場ですぐに依頼先を探す前に、今の経理の仕事を書き出してみます。
| 仕事 | 頻度 | 今やっている人 | 外に任せられるか |
|---|---|---|---|
| 請求書の発行 | 月末 | 社長 | 任せられる（売上の情報を渡す必要がある） |
| 入金の確認と消し込み | 随時 | 事務の担当者 | 任せられる |
| 支払いの準備 | 月末 | 事務の担当者 | 準備は任せられるが、承認は会社 |
| 経費精算 | 月1回 | 事務の担当者 | 任せられる（内容の確認は会社） |
| 会計ソフトへの入力 | 月1回 | 社長 | 任せられる |
| 給与の計算 | 月1回 | 社長 | 任せられる（勤怠の情報を渡す） |
| 年末調整 | 年1回 | 外部 | 任せられる |
| 決算と申告 | 年1回 | 税理士 | 税理士に頼む |
書き出してみると、外に任せられるのは「作業」で、会社に残るのは「判断と情報」だと分かります。請求書を発行するには、何をいくらで売ったかという情報が要り、支払いをするには、払ってよいかの承認が要ります。この情報と承認を、会社から外の担当者に渡す流れを決めることが、経理代行を使うときのいちばんの準備です。
任せた後も、会社に残る仕事
経理代行は「丸投げ」と表現されることがありますが、任せても会社にしかできない仕事は残ります。
| 会社に残る仕事 | 遅れると起きること |
|---|---|
| 領収書・請求書・通帳などの資料を期限までに渡す | 入力が遅れ、試算表が遅れる |
| 取引の中身についての質問に答える | 不明な取引が残り、数字が確定しない |
| 支払いの承認 | 支払いが遅れ、取引先の信用に関わる |
| 売上の情報（何をいくらで売ったか）を渡す | 請求漏れや、売上の計上漏れが起きる |
| 届いた試算表を見て判断する | 数字が経営に使われない |
最後の「届いた試算表を見て判断する」は、外に任せられません。経理代行で入力が早くなっても、試算表を見て、利益や資金繰りに問題がないかを確かめる人がいなければ、数字は経営に使われないままです。試算表のどこを見ればよいかは、試算表の見方の記事で解説しています。
費用が変わる要因
経理代行の費用は、依頼先によって決め方が違います。料金表を比べる前に、自社の場合にどの要因が大きいかを確かめておくと、見積を比べやすくなります。
| 費用が変わる要因 | 確かめること |
|---|---|
| 取引の件数（仕訳の数） | 1か月の請求書、領収書、通帳の明細の件数 |
| 資料の形 | 紙で渡すか、通帳やカードの明細をデータで取り込めるか |
| 任せる仕事の範囲 | 入力だけか、請求書の発行や給与の計算まで含めるか |
| 給与を払う人数 | 給与の計算と年末調整の対象の人数 |
| 締めの早さ | 試算表を翌月の何日までに出すことを求めるか |
とくに大きいのが資料の形です。通帳やカードの明細をデータで取り込める会社と、紙の資料を郵送して入力してもらう会社では、入力の手間が大きく違います。費用を抑えるには、任せる範囲を減らすより、資料をデータで渡せるように整えるほうが効くことが多いものです。経理の手間を減らす進め方は、経理の効率化の記事で紹介しています。
試算表が早く出る分担を決める
経理を任せるときにいちばん確かめたいのは、毎月の試算表がいつ届くかです。契約のときに、次の日程を決めておきます。
- 会社が資料を渡す日（例：毎月5日までに前月分の領収書と売上の情報を送る）
- 外の担当者が入力を終え、不明な取引を質問する日（例：毎月10日まで）
- 会社が質問に答える日（例：質問から2営業日以内）
- 試算表が届く日（例：毎月15日まで）
この日程が決まっていないと、「資料を送ったのに、いつまでも試算表が届かない」「質問が来たのは2か月後だった」ということが起きます。月次決算の手順と締めの日程の決め方は、月次決算のやり方の記事で解説しています。
経理代行に任せるのではなく、会社で入力し、税理士事務所が確かめる「自計化」という選び方もあります。取引の中身を知っている社内の人が入力するため、質問の往復が減り、試算表が早く出ることがあります。記帳代行と自計化の違いと、段階的に移る順番は、自計化とは？の記事で解説しています。
依頼先を選ぶときに確かめる質問
経理代行の依頼先を比べるときは、料金だけでなく、次の質問への答えを比べます。答えが具体的な依頼先ほど、任せた後のずれが少なくなります。
| 確かめる質問 | 答えで分かること |
|---|---|
| 毎月の試算表は、資料を渡してから何日で届くか | 数字を翌月の判断に使えるか |
| 不明な取引の質問は、いつ、どの方法で来るか | 質問の往復で、締めが遅れないか |
| 決算と申告は誰が担当するか | 入力と決算の担当が分かれて、質問が増えないか |
| 担当者が変わったときの引継ぎはどうなるか | 入力の決まりが会社と依頼先に残るか |
| 通帳やカードの明細をデータで取り込めるか | 入力の手間と費用を減らせるか |
| 試算表について、説明や相談の場があるか | 届いた数字を経営に使えるか |
「入力は早いが、試算表の説明はない」「決算は別の税理士に頼む必要がある」といった違いは、契約の後で分かると変えにくいものです。最初の面談で、毎月の流れを具体的に聞いておきます。顧問契約の前に確かめたい業務範囲は、顧問税理士とは？の記事でも紹介しています。
福岡の会社が、経理と一緒に確かめておきたい手続き
福岡市の会社が経理を外に任せるときは、日々の入力だけでなく、年に何度かある税金の手続きを、誰が担当するかも決めておきます。
| 手続き | 時期 | 解説している記事 |
|---|---|---|
| 源泉所得税の納付（納期の特例なら年2回） | 毎月10日、または7月10日と1月20日 | 源泉所得税の納期の特例 |
| 住民税の特別徴収の納付 | 毎月10日、または12月10日と6月10日 | 福岡市の住民税の特別徴収 |
| 給与支払報告書の提出 | 1月31日まで | 同上 |
| 法人市民税・法人県民税の申告 | 決算から2か月以内 | 福岡市の法人市民税 |
経理代行の会社に任せる仕事と、税理士に任せる仕事の境目にある手続きは、どちらも「相手がやってくれている」と思い込み、漏れやすくなります。一覧にして、担当を書き込んでおくと安心です。
当事務所の場合
奈須大貴公認会計士・税理士事務所は、福岡市南区大橋を拠点に、福岡市と春日市・大野城市・那珂川市・太宰府市・筑紫野市などの近郊の会社の税務顧問をしています。公認会計士・税理士の奈須大貴が直接対応し、月次決算で毎月の試算表をつくり、売上や利益が計画どおりか、現預金や資金繰りに問題がないかを、経営者と一緒に確認します。
当事務所はTKC全国会の会員で、AI・クラウド・自動化の仕組みを実務で活用しています。記帳を当事務所で行うか、会社で入力して当事務所が確かめるかは、会社の体制に合わせて一緒に決め、通帳やカードの明細の取込や資料のやり取りの見直しで、経理の手間と試算表が出るまでの日数を減らします。顧問契約での支援内容は、税務顧問サービスのページで、南区での事務所の案内は、福岡市南区（大橋）の税理士のページでご案内しています。
一方で、「決算と申告だけを、できるだけ安く依頼したい」という場合には、当事務所は合わない可能性があります。
福岡で経理を任せる先を探している方へ
経理代行を頼む前に、今の経理の仕事を書き出し、会社に残す判断と情報、外に任せる作業を分けてみてください。そのうえで、税務は税理士、社会保険の手続きは社会保険労務士と、仕事ごとに任せる先を決め、毎月の試算表が届く日を決めて契約することが大切です。
「経理の担当者が辞めて、何を外に任せればよいか分からない」「記帳を任せているが、試算表が遅く数字を判断に使えていない」という方は、今の経理の進め方をお聞かせください。今の税理士に伝える前の段階でも相談でき、相談しただけで今の顧問契約を終える必要はありません。オンラインでの面談にも対応しており、来所での面談は完全予約制です。