皆さん、こんにちは。
福岡市南区を中心に活動しています公認会計士・税理士の奈須大貴です。
「銀行の明細を見ながら、会計ソフトに入力している」「請求書の内容をExcelにも会計ソフトにも入力している」「税理士に送る資料を、毎月あちこちから探している」。毎月の経理について、こうした手間を感じていないでしょうか。
経理に時間を取られると、経営者や経理担当者が本来取り組みたい仕事に使える時間が減ります。さらに、帳簿ができるのが遅くなれば、今月の利益や手元資金を確認する時期も遅くなります。今回は、税理士と一緒に経理業務をどう見直せるのか、具体的にお話しします。
経理が大変になる原因は、入力作業だけではありません
経理を効率化しようとすると、まず「入力を自動化したい」と考える方が多いと思います。ただ、実際には入力前の資料集めや、入力後の確認に時間がかかっていることもあります。
例えば、売上は販売システムに入っているのに、月末にExcelへ転記し、そのExcelを見ながら会計ソフトにも入力する。請求書はメールで届き、領収書は紙で保管し、カード明細は別の画面で確認する。必要な資料を税理士へ渡す際に、もう一度探し直している会社もあるでしょう。
この場合、会計ソフトだけを新しくしても、資料の集め方や社内での役割分担がそのままなら、手間はあまり減りません。まずは「同じ情報を何回入力しているか」「資料はどこで止まるか」「誰が何を確認しているか」を見えるようにすることが出発点です。
税理士と一緒に見直したい、毎月の経理業務
銀行口座・クレジットカードの明細を手入力している
事業用の口座やカードを会計ソフトと連携できれば、明細を一件ずつ手で打ち込む作業を減らせる場合があります。一方で、自動で取り込まれた取引が正しく処理されているかは確認が必要です。カード利用とその後の引き落としを二重に費用計上していないか、事業とは関係のない支出が混ざっていないかなど、見るべき点は残ります。
連携できるかどうかだけでなく、どの口座やカードを事業用に使うかも大切です。私生活と事業の支払いが混ざっている場合は、入力方法を変える前に、支払いの流れを整理した方が早く経理をラクにできることがあります。
請求書・領収書があちこちに分かれている
紙の領収書、メールで届く請求書、スマートフォンで撮った写真。保管先が分かれていると、会計処理のたびに探す時間が発生します。月末にまとめて資料を集める方法では、見つからない書類の確認にも時間がかかります。
受け取った資料を誰が、いつ、どこに集めるかを決めるだけでも、探す手間は減らせます。会計ソフトへの取込機能や共有フォルダが使えるなら活用しつつ、取引内容を判断するために必要な情報が抜けていないかも確認します。領収書を溜めることによる影響は、既存記事「個人事業主が領収書を溜めると節税できない理由」でも紹介しています。
給与や売上の数字を何度も転記している
給与計算や請求書の作成を別のサービスで行っている場合、その数字を毎月Excelに集計してから会計ソフトへ入力していないでしょうか。販売管理や給与計算のデータを会計へ取り込めるか確認し、同じ数字を手で写す工程を減らせる可能性があります。
ただし、転記を減らしても、売上の計上額や給与の支給額・控除額が合っているかを確認する仕事は残ります。「入力する人の時間を減らし、数字を確かめる時間を確保する」という考え方が大切です。
税理士との資料のやり取りが月末に集中している
「何を渡せばいいか分からない」「先月も同じ資料を求められた」「送ったつもりの書類が見当たらない」。こうしたやり取りが続くと、会社も税理士事務所も確認に時間がかかり、月次の数字が出るのも遅れます。
提出する資料、共有する場所、確認するタイミングを決めれば、やり取りは整理しやすくなります。例えば、毎月必要な資料と例外的に必要な資料を分け、月中に届いたものから共有する方法です。単に資料を早く送るようお願いするのではなく、無理なく続けられる流れを一緒につくりたいと考えています。
クラウド会計やAIを導入する前に、仕事の流れを整理する
クラウド会計には、口座やカードのデータを取り込んだり、離れた場所から数字を確認したりできるものがあります。AIも、資料の整理、確認事項の洗い出し、作業手順のたたき台づくりなどに役立つ場合があります。ただし、使える機能や連携先はサービスや契約内容によって異なります。
当事務所でも、日々の情報収集や資料整理、確認漏れを減らすための作業にAI・自動化を取り入れています。その経験を踏まえ、顧問先にも「今の仕事のどこに手間があるか」から考えて提案したいと思っています。新しいツールへの乗り換えを前提にせず、現在使っている会計ソフトや社内の運用で改善できるところも探します。
見直す際には、仕事を三つに分けます。取引内容の確認など「残す仕事」、同じ数字の二重入力など「やめられる仕事」、明細の取込や資料の整理など「仕組みに任せられる仕事」です。何を残し、何をやめ、何を任せるかは、会社の規模や業種、担当者の人数によって変わります。
AIや自動取込を使っても、人が確認するところ
銀行やカードの明細が自動で取り込まれても、その支出が何のためのものか、会計上どのように扱うかまでは、明細だけで判断できないことがあります。請求書を読み取れても、取引の背景や契約内容を確認しなければ、売上や費用の扱いを決めにくい場合もあります。
AIには、情報を整理したり、確認すべき点を挙げたりする役割を任せられます。一方、税務上の判断や月次の数字の確認、経営者への提案は、公認会計士・税理士である私が内容を確認したうえで行います。作業を減らして生まれた時間は、こうした判断や対話に使いたいと考えています。
例えば、店舗の経理ならどう見直すか
ここからは、実際の顧問先の事例ではなく、店舗を想定した例です。日々の売上は販売システムに記録されているものの、経営者が月末に売上をExcelへ写し、さらに会計ソフトに入力しているとします。経費の領収書は店頭で保管し、カードの利用明細と税理士への提出資料はそれぞれ別に管理しています。
この場合、まず売上データをどこから会計へ反映させるか決め、Excelへの転記が本当に必要か確認します。次に、カード明細の取込方法と領収書の集め方を揃え、税理士に共有する資料と締切を決めます。システム間の連携が難しければ、無理に自動化せず、今より少ない手順で続けられる方法を探します。
そのうえで確認するのは、売上と入金にずれがないか、経費の計上漏れがないか、今月の利益と手元資金がどう動いたかです。経理の手順を減らす目的は、入力時間を短くすることに加え、こうした数字を早めに見られるようにすることです。
経理がラクになると、毎月の数字を早く経営に使える
月末から何週間も経って試算表ができると、数字を見たときには次の月の経営が進んでいます。資料集めや二重入力を減らし、確認する順番を整えれば、月次の数字を早く確かめられる体制に近づきます。ただし、自動化だけで必ず早くなるわけではなく、会社と税理士の双方で確認する流れまで整える必要があります。
数字が早く分かれば、「売上は伸びたのに利益が残っていないのはなぜか」「今の資金で採用や設備投資を進めてよいか」「納税に向けてどのくらい資金を確保しておくか」を、決算前から考えられます。月次の数字を確認する意味については「月次決算とは？試算表を毎月確認する重要性」で詳しく紹介しています。
私が目指しているのは、経理にかける時間を減らし、その分、経営者と数字について話せる時間を増やすことです。「数字を経営の最強の武器に。」という言葉も、毎月の数字が使える状態になってこそ意味を持ちます。
経理効率化は、何から始めればいい？
まずは、毎月の作業を書き出す
口座明細の入力、請求書の発行、領収書の整理、給与データの集計、税理士への資料共有など、毎月行っている仕事を並べます。そのうえで、「誰が」「いつ」「何を使って」行い、どこで待ち時間や二重入力が発生しているかを確認します。
負担が大きい作業を、一つ選んで変える
すべてを一度に変える必要はありません。まずは、毎月時間のかかっている作業や、資料不足で月次決算が止まりやすい作業を一つ選びます。例えば、事業用カードの明細取込や、請求書の保存先を統一することから始められます。
変えたあとも、数字が合っているか確認する
作業時間が減っても、取引の漏れや重複が増えてしまっては意味がありません。新しい方法で数か月運用し、実際に負担が減ったか、月次の数字が早く出るようになったかを確かめながら、次に見直す仕事を決めます。
経理効率化について、よくあるご質問
クラウド会計に乗り換えないと、経理を効率化できませんか？
いいえ。今使っている会計ソフトの機能や、請求書・資料の管理方法を見直すことで改善できる場合もあります。新しいサービスを導入するかどうかは、現在の運用と費用対効果を確認してから考えます。
経理担当者がいない小さな会社でも相談できますか？
はい。経営者が自分で経理をしている会社ほど、毎月の負担を減らせる余地がないか確認したいところです。会社の取引量や体制に合わせて、誰がどの作業を担うと続けやすいかを考えます。
AIに会計処理や税務判断を任せることになりますか？
AIは情報整理や確認事項の洗い出しなどに活用し、会計処理や税務上の判断をそのまま任せることはしません。必要な資料と取引の実態を確認し、最終的な判断や提案は公認会計士・税理士が行います。
経理の負担を減らし、数字を経営に活かしたい方へ
「毎月の経理をもっとラクにしたい」「資料のやり取りを整理したい」「クラウド会計やAIをどう活用すればいいか相談したい」。そんな方は、今の経理の流れを一度見直してみませんか。経理が整い、数字が早く出るようになれば、税金の見通しや資金繰りも早めに考えやすくなります。
奈須大貴公認会計士・税理士事務所は、福岡市南区大橋を拠点に、会社の状況に合わせた経理・会計体制づくりと、数字を経営判断に活かすための税務顧問を行っています。経理の手間や毎月の数字についてお悩みの方は、税務顧問サービスをご覧のうえ、お問い合わせフォームからご相談ください。
数字を経営の最強の武器に。
奈須大貴公認会計士・税理士事務所
所長 奈須大貴