「個人事業主は、どんな帳簿をつければいいのか」「去年から帳簿をつけていないが、どうすればいいか」。11月に入ると、確定申告を前にこうした相談が増えます。
個人事業主は、白色申告でも青色申告でも帳簿が必要です。そして、青色申告でどの控除を受けるかによって、求められる帳簿が変わります。この記事では、公認会計士・税理士の奈須大貴が、申告の種類ごとに必要な帳簿と保存期間を整理したうえで、通帳と帳簿が合わないときの直し方と、つけていない分を年末までに追いつく手順を、仮の数字で解説します。
個人事業主は、白色申告でも帳簿が必要
国税庁のタックスアンサー「No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度」によると、事業所得、不動産所得、山林所得のある人は、白色申告でも帳簿をつけて保存する必要があります。
白色申告の帳簿は、取引を1件ずつ書かなくても、日々の合計金額をまとめて書くなどの簡易な方法でかまいません。ただし、所得を正しく計算できるように、整然と、はっきり書くことが求められています。「白色申告なら帳簿はいらない」というのは誤解です。
申告の種類で変わる帳簿
国税庁のタックスアンサー「No.2070 青色申告制度」なども合わせて、申告の種類ごとに必要な帳簿を整理すると次のとおりです。
| 申告の種類 | 帳簿 | 申告書に付けるもの |
|---|---|---|
| 白色申告 | 売上と経費を簡易な方法で記帳 | 収支内訳書 |
| 青色申告（10万円の控除） | 現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳などの簡易な帳簿 | 青色申告決算書（損益計算書） |
| 青色申告（55万円の控除） | 正規の簿記（複式簿記）による仕訳帳と総勘定元帳 | 損益計算書と貸借対照表 |
| 青色申告（65万円の控除） | 55万円の要件に加え、e-Taxで申告するか、優良な電子帳簿で保存する | 同上 |
複式簿記は、1つの取引を「何が増えて、何が減ったか」の両面で記録する方法です。手で書くと手間がかかりますが、会計ソフトを使えば、日付・金額・勘定科目を入れるだけで仕訳帳と総勘定元帳ができます。55万円・65万円の控除を受けるには、さらに期限内に申告することも必要です。
青色申告特別控除は、令和9年分から区分が変わります。変わる内容と年内に決めておきたいことは、青色申告の75万円控除の要件で解説しています。青色申告と白色申告の違いの全体は、青色申告のメリットとは？をご覧ください。
帳簿と書類の保存期間
| 申告の種類 | 7年保存するもの | 5年でよいもの |
|---|---|---|
| 白色申告 | 収入金額や必要経費を書いた帳簿（法定帳簿） | それ以外の帳簿、決算の棚卸表、請求書・納品書・領収書などの書類 |
| 青色申告 | 帳簿、決算関係の書類など（原則7年） | 請求書、見積書、納品書、送り状など |
保存の期間は、確定申告の期限の翌日から数えます。電子で受け取った請求書や領収書は、電子のまま保存するのが原則です。
帳簿の付け方は「通帳から」が基本
個人事業主の帳簿で漏れを少なくするには、事業用の通帳とカードを決め、その明細から記帳するのが近道です。売上の入金、経費の引落しや振込は、通帳を見ればほぼすべて拾えます。現金で払ったものだけをレシートから足していきます。
事業用の口座から生活費を引き出したときや、個人の貯金から事業用の口座にお金を入れたときは、経費や売上ではなく、それぞれ「事業主貸」「事業主借」という科目で記帳します。この2つを使わないと、通帳と帳簿の残高が合わなくなります。
通帳と帳簿が合わないときの直し方
仮に、12月末の事業用の預金の残高が、帳簿では120万円、通帳では95万円だったとします。25万円の差は、帳簿に入っていない取引があることを意味します。通帳の明細と帳簿を1行ずつ照らし合わせると、次の取引が見つかりました。
| 帳簿に入っていなかった取引 | 帳簿の残高への影響 | 科目 |
|---|---|---|
| 生活費として引き出した | −30万円 | 事業主貸 |
| 口座から引き落とされた通信費 | −1.5万円 | 通信費 |
| 入金のときに差し引かれた振込手数料 | −0.5万円 | 支払手数料 |
| 個人の貯金から事業用の口座に入れた | ＋7万円 | 事業主借 |
120万円 − 30万円 − 1.5万円 − 0.5万円 ＋ 7万円 ＝ 95万円で、通帳と一致します。振込手数料が差し引かれた入金は、売上を請求した額で記帳し、差し引かれた額を経費にします。入金額だけを売上にすると、売上と経費の両方が少なくなります。
経費にできる範囲や、自宅と事業で使うものの分け方は、個人事業主の経費はどこまで？で解説しています。
会計ソフトを使うときに決めておくこと
会計ソフトは、口座やカードの明細を取り込めるため、帳簿の手間を大きく減らせます。ただし、取り込んだだけでは帳簿にならず、最初に次のルールを決めておかないと、月ごとに科目がばらばらになります。
| 決めること | 例 |
|---|---|
| 取り込む口座とカード | 事業用の口座1つとカード1枚に絞る |
| よく出てくる取引の科目 | ガソリン代は車両費、スマホ代は通信費、など |
| 家事按分する費用 | 家賃・電気代・通信費の事業の割合と、年末にまとめて按分するか |
| 現金の扱い | 現金で払ったレシートを、週に1回まとめて入れる |
| 締めの日 | 毎月10日までに前の月の分を入れ、通帳の残高と合わせる |
自動で科目を提案する機能もありますが、最後に確かめるのは自分です。月に1回、残高と科目を確かめる日を決めておくと、年末に直す手間がほとんどなくなります。
帳簿をつけていないと、どうなるか
帳簿をつけていないと、次のような影響が出ます。
| 影響 | 内容 |
|---|---|
| 申告が間に合わない | 1年分を3月にまとめて整理することになり、期限に間に合わないおそれがある |
| 控除が減る | 青色申告でも、複式簿記の帳簿がなければ55万円・65万円の控除は受けられない |
| 青色申告の承認 | 帳簿の備付けや保存が決まりどおりでないと、承認が取り消されることがある |
| 税務調査 | 帳簿がないと、売上や経費を説明する根拠が弱くなる |
税務調査の考え方は、個人事業主に税務調査が来る確率は？で解説しています。何年も申告していない場合の手順は、何年も確定申告してない個人事業主はどうなる？をご覧ください。
つけていない分を、年末までに追いつく
今年の帳簿をつけていない場合でも、11月から始めれば年末までに追いつくことができます。次の順番で進めます。
追いつくときのこつは、1月から順に月ごとに区切って進め、月末の通帳の残高と帳簿の残高を合わせながら進むことです。12か月分をまとめて入れてから合わせようとすると、どこで差が出たのか分からなくなります。12月の仕事の代金が1月に入金される場合などの扱いは、確定申告で12月分が1月払いのときは？で解説しています。
毎月つけると、年の途中で所得が見える
帳簿を毎月つける一番の利点は、年の途中で所得が分かることです。仮に、10月末までの所得が400万円なら、同じペースが続くと年間の所得は約480万円（400万円 ÷ 10か月 × 12か月）と見込めます。
この見込みがあれば、所得税・住民税・国民健康保険の負担を年内に見通し、設備を買う時期や、予定納税の減額の申請を判断できます。予定納税の考え方は個人事業主の予定納税とは？、控除の種類は個人事業主が使える控除の一覧で解説しています。3月にまとめて帳簿をつけると、こうした判断はすべて手遅れになります。
当事務所の場合
奈須大貴公認会計士・税理士事務所では、公認会計士・税理士の奈須大貴が直接対応します。顧問契約の方とは、毎月の記帳と試算表で所得の動きを確かめ、年間の所得と納税額は第2四半期（4〜6月）頃から見通しを立て、第3四半期（7〜9月）で精度を高めて年末と確定申告に備えます。帳簿をつけていない年がある方は、通帳と請求書から月ごとに組み立て直すところからお手伝いします。
確定申告だけを依頼する場合の段取りは、確定申告を税理士に依頼するならで解説しています。一方で、「決算と申告だけを、できるだけ安く依頼したい」という場合には、当事務所は合わない可能性があります。顧問契約での支援内容は、税務顧問サービスのページでご案内しています。
よくあるご質問
帳簿は手書きやExcelでもいいですか？
かまいません。ただし、55万円・65万円の青色申告特別控除には複式簿記の帳簿が必要で、手書きやExcelで作るのは手間がかかります。65万円の控除をe-Taxで受ける場合も、会計ソフトのほうが申告までの流れがつながります。
事業用の口座を分けていません。どうすればいいですか？
今の口座のまま、事業の入金と支払いだけを拾って記帳することはできます。ただし、生活費の支払いと混ざるため、漏れや重複が起きやすくなります。年の途中からでも、事業用の口座とカードを1つずつ決めておくと、翌年からの記帳が楽になります。
去年の帳簿もつけていません。どちらから手を付けるべきですか？
申告をしていない年があるなら、まずその年の申告の準備を優先します。去年の申告はしていて、帳簿だけが整っていない場合は、今年の分を年末までに追いつき、来年の申告に間に合わせることを優先してください。
帳簿は、確定申告が終わったら捨ててもいいですか？
捨ててはいけません。帳簿は原則7年、請求書や領収書などの書類は5年か7年の保存が必要です。紙で受け取ったものは年ごとに封筒やファイルに分け、電子で受け取ったものはフォルダを年と月で分けて保存しておくと、税務調査や融資の相談のときにすぐに出せます。
帳簿を整えたい個人事業主の方へ
個人事業主の帳簿は、申告の種類によって求められる形が変わり、青色申告の控除額に直結します。事業用の通帳とカードを決めて明細から記帳し、毎月、通帳の残高と合わせておけば、年の途中で所得が見え、確定申告の前に慌てることもなくなります。
「今年の帳簿を年末までに追いつきたい」「毎月の帳簿で所得を見通せるようにしたい」という方は、今の状況をお聞かせください。福岡市南区大橋を拠点に、福岡市全域と春日市・大野城市・那珂川市・太宰府市・筑紫野市に対応しており、オンラインでのご相談も可能です。