個人事業主が初めて人を雇うと、給与を払うだけでなく、税務署への届出、源泉徴収と納付、労災保険や雇用保険の手続き、条件によっては健康保険と厚生年金の手続きが必要になります。手続きは雇う前後の短い期間に集中し、期限を過ぎると後から整えるのに手間がかかります。
この記事では、公認会計士・税理士の奈須大貴が、個人事業主が人を雇うときの手続きを順番に整理し、給与のほかにかかる費用と、人件費をまかなうのに必要な売上の目安を、仮の数字で解説します。労働保険と社会保険の手続きや雇用契約の内容は、社会保険労務士の領域になるため、この記事では税金とお金の面を中心にお伝えします。
人を雇うときの手続きの一覧
個人事業主が従業員を1人雇うときの主な手続きは、次のとおりです。
| 窓口 | 手続き | 時期 | 対象 |
|---|---|---|---|
| 税務署 | 給与支払事務所等の開設届出書 | 給与を払い始めてから1か月以内 | 開業届で届け出ていない場合 |
| 税務署 | 源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書 | 提出した月の翌々月の納付分から適用 | 給与を払う人が常時10人未満 |
| 労働基準監督署 | 労働保険の保険関係成立届 | 雇った日の翌日から10日以内 | 従業員を1人でも雇う場合 |
| ハローワーク | 雇用保険の適用事業所設置届・資格取得届 | 雇った日の翌日から10日以内（資格取得届は翌月10日まで） | 週20時間以上、31日以上働く見込みの人 |
| 年金事務所 | 健康保険・厚生年金の新規適用届 | 適用事業所になってから5日以内 | 常時5人以上で、法律で決められた業種の場合 |
| 市区町村 | 住民税の特別徴収の手続き | 雇った後 | 給与から住民税を差し引く場合 |
開業届を出したときに「給与等の支払の状況」の欄に記入していれば、税務署への開設届は改めて出す必要はありません。開業のときは一人で始め、後から人を雇う場合は、給与を払い始めてから1か月以内に開設届を出します。
税金の手続き：源泉徴収と納付
給与を払うときは、給与から所得税を差し引いて（源泉徴収）、国に納めます。従業員からは、最初の給与を払う前に「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を出してもらい、その内容をもとに源泉徴収税額表で差し引く額を決めます。
差し引いた所得税は、原則として給与を払った月の翌月10日までに納めます。給与を払う人が常時10人未満なら、納期の特例の申請をすると、1月から6月分を7月10日まで、7月から12月分を翌年1月20日までと、年2回にまとめて納められます。申請の時期と、まとめて納めるときの資金の準備は源泉所得税の納期の特例で解説しています。
年末には年末調整をし、翌年1月に源泉徴収票と給与支払報告書を出します。個人事業主が初めて年末調整をするときの流れは個人事業主の年末調整をご覧ください。住民税を給与から差し引く特別徴収の流れは、福岡市の場合を福岡市の住民税の特別徴収で紹介しています。
労働保険：労災保険と雇用保険
労災保険は、従業員を1人でも雇えば加入が必要です（農林水産業の一部を除きます）。保険料は全額を事業主が負担します。雇用保険は、週20時間以上働き、31日以上雇う見込みのある人が加入の対象で、保険料は事業主と従業員で分けて負担します。
労働保険の保険料は、4月から翌年3月までの1年分の見込みを、毎年6月から7月の年度更新で申告して納めます。雇った年は、雇った日からその年度の終わりまでの見込みで、成立の手続きのときに納めます。事業主本人は、労災保険と雇用保険の対象にはなりません（労災保険には、一定の業種で特別加入の仕組みがあります）。
社会保険：健康保険と厚生年金
個人事業の場合、健康保険と厚生年金に事業所として入る必要があるのは、常時5人以上の従業員を使う事業所で、法律で決められた業種（製造業、建設業、運送業、物品販売業など）に当たる場合です。従業員が5人未満の事業所や、飲食店や理容・美容などの業種は、強制の加入の対象になっていません。ただし、適用の範囲を広げる見直しが進んでいるため、今後の制度の変更に注意が必要です。
適用事業所になっても、事業主本人は健康保険と厚生年金には入れず、国民健康保険と国民年金のままです。従業員の保険料は、事業主と従業員で半分ずつ負担します。
給与のほかにかかる費用
人を雇うと、給与のほかに、事業主が負担する保険料や、福利厚生、募集、備品などの費用がかかります。ここでは、給与以外の費用をまとめて、仮に給与の15%として考えます（実際の割合は、加入する保険と業種によって違います）。
月給25万円の従業員を1人雇う場合、1年間の給与は25万円×12か月＝300万円、給与以外の費用は300万円×15%＝45万円で、1年間の人件費は345万円です。
この345万円を、増える売上の粗利でまかなう必要があります。粗利率（売上から仕入や外注費を引いた割合）が30%の事業なら、345万円÷30%＝1,150万円の売上が、人を雇ったことで増えなければ、利益は雇う前より減ります。人を雇う前に、増やせる売上と粗利の見込みを数字で確かめておくことが大切です。
売上が入る前に、給与の支払いが始まる
人件費で見落としやすいのが、お金の出入りの時期です。給与は雇った月から毎月払いますが、増えた仕事の売上が入金されるのは、請求から1〜2か月後になることが多くあります。月給25万円の従業員なら、給与以外の費用も含めて月に約29万円（345万円÷12か月を切り上げ）が出ていく一方、最初の数か月は売上の入金が追いつきません。雇う前に、少なくとも2〜3か月分の人件費を手元に確保しておくと、資金が足りなくなる心配を減らせます。
外注と比べるときの税金の違い
人手を増やす方法には、雇うほかに外注もあります。外注費には消費税がかかり、課税事業者の場合は仕入税額控除の対象になりますが、給与は消費税の対象外のため、仕入税額控除の対象になりません。同じ額を払うなら、消費税の計算の上では外注のほうが有利に見えますが、実態が雇用なのに外注として扱うと、税務調査で給与と判断されることがあります。外注と雇用の分け方は、建設業の例で建設業の外注とは？にまとめています。
雇う前に決めておくこと
手続きとは別に、雇う前に次のことを決めておくと、最初の給与の支払いで慌てずに済みます。
- 給与の額と、締め日・支払日（たとえば月末締め・翌月25日払い）
- 労働時間と休日、試用期間の有無（労働条件通知書で本人に示す）
- 交通費などの手当の扱い
- 給与計算の方法（給与計算ソフトを使うか、税理士や社会保険労務士に頼むか）
- 給与の記帳の方法（給与、預り金、法定福利費を分けて記帳する）
特に5つ目は、源泉所得税や社会保険料を差し引いた額を払うため、差し引いたお金を「預り金」として分けて記帳しておかないと、納付の時期に残高が分からなくなります。毎月の記帳で預り金の残高を確かめておくと、納め忘れも防げます。
家族を雇う場合
生計を一にする配偶者や子に給与を払う場合は、従業員を雇う場合と扱いが違います。青色申告の個人事業主なら、青色事業専従者として届け出た範囲の給与を、必要経費にできます。届出の期限があり、専従者になった家族は配偶者控除や扶養控除の対象になりません。くわしくは青色事業専従者とは？で解説しています。
人を雇う時期と、法人化の時期
人を雇うと、事業の規模が大きくなり、所得や社会保険の考え方も変わります。従業員が5人以上になる見込みがあるなら、個人のまま社会保険の適用事業所になるか、法人にして社会保険に入るかを、同じ時期に考えることになります。法人になると、従業員が1人でも社会保険への加入が必要で、社長本人も加入します。
法人化の時期の考え方は、法人成りのタイミングはいつ？で、今後2〜3年の見通しから判断する手順を解説しています。
よくあるご質問
アルバイトを1人雇うだけでも、手続きは必要ですか？
必要です。給与を払う以上、源泉徴収と税務署への届出は必要で、労災保険にも加入します。雇用保険は、週20時間以上、31日以上働く見込みがある場合に加入します。
人を雇うと、事業主の税金は減りますか？
給与は必要経費になるため、所得は小さくなります。ただし、払った給与の分だけ手元のお金も減ります。税金を減らすことを目的にするのではなく、増える売上と粗利で人件費をまかなえるかを先に確かめます。
手続きは自分でできますか？
税務署への届出は、事業主が自分で出すこともできます。労働保険と社会保険の手続きは、書類の数が多く期限も短いため、社会保険労務士に依頼する事業主も多くいます。
当事務所の場合
奈須大貴公認会計士・税理士事務所では、公認会計士・税理士の奈須大貴が直接対応します。人を雇う個人事業主の方には、源泉徴収と納付、年末調整、給与の記帳までを整え、毎月の試算表から人件費を含めた利益と納税額を見通します。人を雇う前に、増やせる売上と粗利で人件費をまかなえるかを、数字で一緒に確かめます。
一方で、「決算と申告だけを、できるだけ安く依頼したい」という場合には、当事務所は合わない可能性があります。顧問契約での支援内容は、税務顧問サービスのページでご案内しています。
初めて人を雇う個人事業主の方へ
個人事業主が人を雇うときは、税務署・労働基準監督署・ハローワーク、条件によって年金事務所への手続きが、雇う前後に集中します。手続きと同じくらい大切なのが、1年間の人件費をまかなえる売上と粗利があるかを、雇う前に確かめることです。
「来年から人を雇いたいが、どれだけ売上が必要か知りたい」「雇うか外注にするか、法人にするかを一緒に決めたい」という方は、現在の状況をお聞かせください。福岡市南区大橋を拠点に、福岡市全域と春日市・大野城市・那珂川市・太宰府市・筑紫野市に対応しており、オンラインでのご相談も可能です。